De la casa de marcat la management fiscal inteligent: cum poate MyDUDE să simplifice administrarea unui business din retail și HoReCa

Adaugă-ne ca sursă preferată

Urmărește-ne in Discover

Într-un restaurant, o cafenea sau un magazin, casa de marcat înregistrează în fiecare zi date despre vânzări: produsele vândute, valoarea tranzacțiilor, cotele de TVA aplicate, precum și data și ora la care acestea au loc. Danubius, liderul de piață în aparatura fiscale, propune ca aceste informații să nu mai rămână izolate în echipamente, ci să fie folosite pentru a-i oferi comerciantului o mai bună înțelegere și mai mult control asupra afacerii sale. 

În HoReCa și retail, complexitatea administrativă crește rapid. Antreprenorii și directorii de operațiuni gestionează constant deschiderea unor noi puncte de lucru, introducerea de produse, modificările de prețuri sau cote de TVA, documentele fiscale, procesele contabile și raportările către ANAF. Toate acestea presupun un volum mai mare de informații, mai multe responsabilități și o nevoie tot mai mare de eficiență.

Analizând, însă, aceste procese, observăm că ele au un punct comun: casa de marcat, un dispozitiv asociat în primul rând cu fiscalizarea și conformitatea, dar care colectează, în realitate, unele dintre cele mai valoroase date despre activitatea de zi cu zi a unei afaceri.

Pornind de la această infrastructură deja existentă, Danubius a dezvoltat MyDUDE, o platformă de management fiscal inteligent care conectează casele de marcat Datecs la o infrastructură cloud și aduce într-un singur sistem procesele de fiscalizare, administrare și analiză a datelor.

Practic, operatorii care își conectează casele de marcat Datecs la MyDUDE pot:

• Accesa de oriunde situația fiscală și rapoartele generate de casele de marcat, inclusiv informațiile necesare în relația cu contabilitatea sau autoritățile;
• Arhiva electronic informațiile fiscale, astfel încât acestea să rămână protejate și accesibile inclusiv dacă apar probleme la echipament;
• Transforma bonurile decontabile în facturi și continua documentele în fluxul e-Factura, reducând pașii manuali;
• Administra de la distanță echipamentele, inclusiv pentru operațiuni precum actualizarea cotelor de TVA sau adăugarea de produse;
• Centraliza și analiza datele de vânzări, pentru a identifica tendințe și a lua decizii operaționale mai bine fundamentate.

Toate informațiile fiscale, accesibile de la distanță

MyDUDE a pornit de la o întrebare concretă venită din piață: cum poate comerciantul să vadă ușor informațiile generate de casele de marcat Datecs și transmise către ANAF?

Prin dashboardul MyDUDE, operatorii de retail și HoReCa are acces, indiferent unde se află, la situația fiscală și la rapoartele generate de echipamente. Pentru un business cu mai multe restaurante, cafenele sau magazine, managementul poate avea o perspectivă centralizată asupra echipamentelor din diferite puncte de lucru, fără ca fiecare verificare să presupună deplasarea la locație.

De la bon la factură, cu mai puțină muncă manuală

MyDUDE simplifică și traseul dintre bonul fiscal, factură și contabilitate.

Platforma permite transformarea bonurilor decontabile în facturi și continuarea acestora în fluxul e-Factura. În locul unui proces fragmentat, în care informațiile trebuie preluate și introduse succesiv în sisteme diferite, datele generate deja în punctul de vânzare pot continua într-un flux digital.

În industria de F&B, unde volumele de tranzacții pot fi ridicate, automatizarea unor astfel de operațiuni reduce munca 

Datele din casa de marcat pot arăta ce, când și cât vinde un comerciant

MyDUDE folosește și datele pe care casa de marcat le colectează deja pentru analiza businessului. Fiecare tranzacție spune ceva despre activitatea comercială: ce produse se vând, în ce cantitate, în ce intervale orare și cum evoluează cererea în timp. Centralizate și analizate, aceste informații pot evidenția sezonalitatea vânzărilor, orele cu trafic ridicat, produsele cu cea mai bună performanță sau perioadele în care cererea scade.

Într-o cafenea, de exemplu, rapoartele pot arăta că majoritatea croissantelor sunt vândute între 9:00 și 11:00, iar, după prânz, cererea scade semnificativ. Pe baza acestor informații, operatorul poate ajusta producția și schema de personal, pentru a reduce risipa de materii prime și a utiliza mai eficient resursele disponibile. Același principiu poate fi aplicat meniurilor, stocurilor, aprovizionării sau planificării activității în funcție de intervalele cu cerere ridicată.

Datele colectate pentru fiscalizare pot fi folosite, așadar, și pentru decizii comerciale. MyDUDE aduce în același sistem fiscalizarea, raportarea, arhivarea, contabilitatea și analiza datelor, astfel încât informațiile deja generate în punctul de vânzare să poată fi valorificate și în administrarea afacerii.

Bonul fiscal devine document digital cu valoare juridică

O altă inovație adusă de MyDUDE privește documentul pe care casa de marcat îl generează la fiecare tranzacție.

Platforma transformă bonul fiscal într-un document digital securizat prin Sigiliu Electronic Calificat (QSeal). Casa de marcat continuă să fie sursa legalității fiscale a tranzacției, în timp ce sigiliul electronic oferă garanții privind originea și integritatea documentului în mediul digital.

Bonul poate fi apoi arhivat electronic, ceea ce îi extinde durata de viață dincolo de limitele hârtiei termice. Pentru comerciant, rezultatul este un document fiscal mai ușor de păstrat, identificat și verificat. Pentru consumator, înseamnă posibilitatea unei dovezi digitale durabile a achiziției.

Arhivarea electronică protejează istoricul fiscal al afacerii

MyDUDE adaugă serviciul de arhivare electronică peste stocarea realizată local de echipamentul fiscal. Informațiile sunt, astfel, păstrate și într-un mediu securizat și rămân disponibile inclusiv în situația în care casa de marcat întâmpină erori.

Pentru un restaurant sau un retailer, un asemenea proces înseamnă reducerea riscului operațional și acces mai simplu la istoricul fiscal al afacerii, fără ca acesta să depindă exclusiv de memoria fizică a unui echipament.

Peste 100.000 de case de marcat Datecs din piață sunt deja compatibile cu MyDUDE

MyDUDE pornește și cu un avantaj practic: Danubius are deja în piață peste 100.000 de aparate de marcat electronice fiscale compatibile cu platforma. Operatorii din retail și HoReCa care utilizează deja casele de marcat Datecs pot implementa MyDUDE fără să își înlocuiască infrastructura fiscală existentă.

MyDUDE poate fi testat gratuit timp de până la 60 de zile

Operatorii din retail și HoReCa pot testa gratuit MyDUDE timp de până la 60 de zile, pentru a vedea concret cum se integrează platforma în activitatea lor de zi cu zi și ce funcționalități răspund cel mai bine nevoilor afacerii. Ulterior, aceștia pot opta pentru unul dintre cele trei tipuri de abonament disponibile, cu prețuri cuprinse între 15 și 99 de lei pe lună.

Mai multe informații despre funcționalități, abonamente și activarea serviciului sunt disponibile pe mydude.ro.